İmza Yetkileri Yönergesi
11.05.2017
YEŞİLOVA KAYMAKAMLIĞI
İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
Amaç, Kapsam, Yasal Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönerge ile Yeşilova Kaymakamlığına 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer kanunlarla verilen görevlerin; Kaymakam adına belirli bir iş bölümü halinde yerine getirilmesi ve imza yetkilerinin belirlenmesi, hizmette verimli, hızlı ve doğru bir akışın sağlanması, bürokratik işlemlerin en aza indirilmesi, görev ve sorumluluk duygusunun alt kademelerle paylaşılarak güçlendirilmesi ve daha sağlıklı kararlar alınarak yürütülmesi amacıyla;
a) "Kaymakam Adına" imzaya yetkili görevlileri belirlemek,
b) Verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak.
c) Hizmeti ve iş akışını hızlandırmak,
d) Kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmette verimlilik ve etkinliği artırmak,
e) Üst düzey yöneticilere zaman kazandırarak, onları işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarmak, çalışmalarını hizmetlerin organizasyonu, planlanması, koordine edilmesi ve denetlenmesine yöneltmek, sorunların çözümünde etkinliklerini arttırmak,
f) Kendilerine yetki devredilenlerin, sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirerek, işlerine daha sıkı ve istekli sarılmalarını özendirmek,
g)Amir ve memurların 13.04.2005 tarih ve 25785 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 1’inci maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket edilmesini sağlamak,
h) Halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlamak ve yönetime karşı saygınlığı ve güven duygusunu güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmaktır.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönerge, 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde Kaymakamlık ve bağlı birimlere ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan tüm daire, müdürlük, kurum ve kuruluşların, yürütecekleri iş ve işlemlerde ve yapacakları resmi yazışmalarda Kaymakam adına imza yetkisinin kullanılmasının usul ve esaslarını kapsar.
MADDE 3 – (1) Bu yönerge, aşağıdaki kanun ve yönetmeliklere dayanılarak çıkarılmıştır:
a)5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,
b)3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun,
c)3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun,
d)3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Dair Kanun,
e)4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
f) 02.12.2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
g) 31.07.2010 tarihli ve 27305 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uygulanacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik,
h) 08.06.2011 tarih ve 27958 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği,
i) 04.07.2014 tarihinde yürürlüğe giren Burdur Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönergede yer alan;
a) Yönerge: Yeşilova Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini,
b) Valilik: Burdur Valiliğini,
c) Vali: Burdur Valisini,
d) Kaymakamlık: Yeşilova Kaymakamlığını,
e) Kaymakam: Yeşilova Kaymakamını
f) İlçe İdare Şube Başkanı / Birim Amiri: Bakanlıkların, genel müdürlüklerin ve başkanlıkların ilçe yönetimi içinde yer alan üst görevlilerini,
g) Birim: Bakanlıkların kuruluş kanunlarına göre ilçe teşkilatında yer alan kuruluşları ve alt hizmet birimlerini,
İKİNCİ BÖLÜM
İlkeler, Usuller, Sorumluluklar ve Uygulama Esasları
MADDE 5 – (1) İmza yetkilerinin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır.
(2) Kendisine yetki devredilen, bu yetkiyi Kaymakam onayı olmadıkça başkasına devredemez.
(3) Kaymakamlık Makamından alınacak onay ile imza yetkisinin devrinde, ilave ve çıkarmalar yapılabilir.
(4) Kaymakam adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak yazılar yalnızca yetkiyi kullanan tarafından imzalanır.
(5) İmza yetkisi devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.
(6) Resmi yazışmalarda, ekler de üst yazıda imzası ve parafı bulunanlar tarafından parafe edilir.
(7) İlçe İdare Şube Başkanı, imzaladıkları yazılarda, üst makamların bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdürler.
(8) İmza yetkisinin devri konusunda mevzuata ve Yönerge hükümlerine uygunluğu sağlamak amacıyla, Kaymakam tarafından gerektiğinde dairelerde denetim yapılır.
(9) İmzaya yetkili kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle bulunmadığı hallerde vekili imza yetkisini kullanır ve bilahare imzaya yetkili kişiye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verir.
(10) Kaymakamın izin, hastalık, görev gibi nedenlerle görevde bulunmadığı hallerde göreve dönüşünde önem arz eden hususlar ve üst makamlar tarafından yazılmış takibi gereken yazılar için Kaymakama bilgi verilir.
(11) Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüş alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda, koordine edilen sıralı birim amirlerinin tamamının parafı bulunur.
(12) Kaymakam tarafından bu Yönerge ile devredilen yetkiler Kaymakam Onayı olmadan İlçe İdare Şube Başkanınca daha alt kadrolara devredilemez. Tüm yetki devirleri bu Yönerge ile yapılmış olup, ilave yetki devri talepleri aynı usulle yönerge değişikliği şeklinde yapılır.
(13) Bütün yazışmalar, “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe” uygun olarak yapılır, standardizasyona özen gösterilir.
(14) Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır.
(15) Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanması ve o birimce yayımlanması esastır. Ancak; acele hallerde Yazı İşleri Müdürlüğünde hazırlanan yazıların bir örneği gerekirse bilgi için ilgili birime gönderilir.
(16) İlçe İdare Şube Başkanı, izinleri ile vekâlet ve görevlendirme onaylarını, açıklamaları gereken yazı ve onayları Kaymakam imzasına bizzat sunarlar.
(17) İlçe İdare Şube Başkanı personel, bina ve belge güvenliğini sağlamakla ilgili gereken tedbirleri alırlar.
(18) Bütün birim amirleri, kendi konuları ile ilgili olan dilekçeleri doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.
(19) Kendisine başvurulan birim amirleri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçe Kaymakamlık Makamına sunulacak ve direktiflerine göre gereği yapılacaktır.
(20) Kaymakama ıslak imza ile imzalanmak üzere sunulan yazılar, imza makamınca düzeltme yapılması halinde, düzeltmesi yapılan yazı, yeniden yazılan yazının ekine konulur.
(21) Tüm yazışmaların ilgili birimlerce hazırlanması esastır. Yazıda parafı ve imzası bulunanlar, yazının mevzuata ve Türkçe dilbilgisi yazım kurallarına uygunluğunu dikkatlice incelemek durumundadırlar.
(22) Kamu hizmetlerinde verimlilik sağlanması açısından yazışmaların süratli ve isabetli yapılması önem arz etmektedir. Bu nedenle vatandaşlar tarafından verilen dilekçeler ile kamu ve özel hukuk tüzel kişilerinden gelen yazılara mutlaka yasal süresi içinde cevap verilecek, hiçbir dilekçe ve yazı cevapsız bırakılmayacaktır.
(23) Basında ve kamuoyunda çıkan iddia, ihbar, şikâyet, dilek ve temenniler, ilgili birim amirince izlenip en kısa zamanda değerlendirilerek Kaymakama iletilir.
(24) Tüm yazılar ekleriyle ve varsa evveliyatına ait dosya ile birlikte imzaya sunulacaktır.
(25) Kaymakamın imzalayacağı yazılar Kaymakamlık Sekreterliğine imza sumeni içinde teslim edilir ve imzalanan evraklar aynı yerden geri alınır. Önemli konular bilgi verilmeden asla imzaya gönderilmez. Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, Birim Amirleri veya Birim Amir Yardımcıları tarafından bizzat imzaya sunulur.
(26) Genel kolluk kuruluşlarının adli hususlar haricindeki emniyet, asayiş ve istihbarat konularındaki yazışmaları mutlaka Kaymakamlık kanalıyla yapılacaktır. Bu konular ile ilgili ilçe teşkilatları ile yapılacak yazışmalar mutlaka ilçe Kaymakamlığı kanalıyla yapılacaktır.
(27) Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerin “…arz ederim” veya “…rica ederim” ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir.
MADDE 6 – (1) Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından kendilerine bağlı birimlerin yazışmalarından ve Yönerge hükümlerine riayet edilip edilmediğini kontrolden birim amirleri sorumludur.
(2) Kendisine Kaymakamlıkça yetki devredilen personelin Kaymakamlık Makamının itibarını koruma ve artırma ile halkla ilişkiler konusunda azami hassasiyet göstermesi esastır.
(3) Birim amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile ne suretle olursa olsun işlemsiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden sorumludurlar.
(3) Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilsen sorumludur.
(4) Tekit yazıları yönetimde sağlıksız işleyişin bir göstergesi olduğundan, tekide meydan verilen birimlerde, birim amiri ile birlikte ilgili görevliler müştereken sorumludur.
(5) Birim amirleri ilçe içi görevden ayrılmaları halinde Kaymakamlık Sekretaryasına bildirimde bulunacaklardır. Mesai saatleri içinde ilçe dışına çıkış, görev ve geziler Kaymakamın bilgisi dâhilinde yapılacaktır.
(6) Kaymakamdan alınan emir ve talimatların gereğinin gidişatı veya sonucu hakkında Kaymakam sormadan onu bilgilendirmek esastır.
(7) Kaymakamca verilen talimatı başkasına iletmek veya devretmek suretiyle talimatın gereğinin yerine getirilmesinde ihmale yol açmamak için talimatın bizzat talimatı alan tarafından yerine getirilmesi esastır.
(8) Yetki devrinin hızlı ve verimli bir biçimde hayata geçirilmesini sağlamak için tüm iletişim araçlarından azami şekilde yararlanmak esastır.
Uygulama Esasları
MADDE 7 – (1) Vatandaşlarımız, Anayasanın 74’üncü maddesi, Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca kendileri ya da kamu ile ilgili dilek ve şikâyetleri hakkında yetkili makamlara başvuru hakkına sahiptirler. Bu nedenle, vatandaşlarımızın tüm dilek, istek ve şikayetlerine Kaymakamlık Makamı tüm birimleriyle (WEB ortamı dâhil) açıktır.
(2) Demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına ilişkin esas ve usulleri düzenleyen 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe göre yapılacak başvurular, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca kabul edilecek ve cevaplar Kaymakamın imzası ile verilecektir.
(3) Kaymakamlığımıza başvurularda mutat işlemlere ilişkin hizmetlerin akışı ve vatandaşların hangi gerekçe ile olursa olsun hiçbir şekilde bekletilmemesi esastır.
(4) Yazıların, “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ve Türkçe dilbilgisi kurallarına uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak metne yansıtılması zorunludur.
(5) Medyada yer alan şikâyet, yazı, açıklamalar, haber ve programlar ilgili birim amiri tarafından herhangi bir emir beklemeksizin doğrudan dikkatle incelenecek ve sonucu en kısa zamanda Kaymakama sunulacak ve alınacak talimata göre işlem yapılacaktır.
(6) Basına bilgi verme Kaymakam tarafından yapılacaktır. Birim amirleri basın açıklaması yapmak için Kaymakamlık Makamından sözlü veya yazılı izin alacaklardır. Birim amirleri ve diğer görevliler makamdan izin almak kaydıyla yetki ve sorumlulukları kapsamında kamuoyunu bilgilendirmeye ihtiyaç duyulan hususlarda ilgili kanun hükmüne aykırı olmamak kaydıyla demeç niteliği taşımayacak, tartışma yaratmayacak, özel haklara ve gizlilik ilkesine zarar vermeyecek şekilde yazılı ve görsel basına yazılı veya sözlü açıklamalarda bulunabilir. Bu bilgilendirme ve açıklamalarda devlet memurlarının tarafsızlığına gölge düşürecek, siyasi mahiyet taşıyan, kişilerle karşılıklı tartışma anlamına gelecek tutum ve davranışlardan kesinlikle kaçınılacak, böyle fiillerin tecziye edileceği unutulmayacaktır.
Yargıya intikal etmiş veya yargının görev alanına giren konularda idari birimlerce kesinlikle yazılı ve sözlü açıklama yapılmayacaktır.
(7) Kamu hizmet birimleri temiz ve tertipli olacak, iş ve işlemeler düzenli yürütülecek, vatandaşlarımıza talepleri hakkında nazik bir şekilde yasal bilgi verilecek, şeffaflığın temini sağlanacak, zaman ve kaynak israfına yol açmadan vakit kaybetmeksizin işlemler sonuçlandırılacaktır.
Bu esnada hukukun üstünlüğü esasıyla hareket edilerek, vatandaşlarımızın kamu idaresine olan inanç ve itimadının korunması sağlanacaktır.
Yazışmalara İlişkin Usul ve Esaslar
Yazışmalara İlişkin İlkeler
MADDE 8 – (1) Bu Yönerge ile Yönerge kapsamındaki kuruluşların Valilik ve Valiliğe bağlı il dahilindeki kuruluşlarla yapacağı her türlü yazışmanın Kaymakam imzası ile yapılması esastır.
(2) Yazılar yazıcı görevliden başlayarak, imza aşamasına kadar, sıralı yöneticilerce paraf edilir, imzaya varsa ekleri ve evveliyatı ile birlikte sunulur. Eklerin sıralı bir şekilde parafe edilmesi esastır.
(3) Bizzat Kaymakamın katılması gereken kurul ve komisyonlarda alınan kararların, Kaymakamın onayı ile yürürlüğe girmesi esastır.
(4) Resmi yazılar, 02.12.2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak hazırlanır. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak hazırlanmamış yazılar, sıralı amirlerce geri çevrilir.
(5) Kaymakam tarafından imzalanan yazılarda unvan olarak “Yeşilova Kaymakamı” ibaresi değil, sadece “Kaymakam” ibaresi kullanılacaktır.
Örnek:
Abdulhamit KARACA
Kaymakam
(6) Kaymakamın imzalaması gereken bir yazı vekâlet durumlarında imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekâlet bırakanın makamı “Kaymakam V.” biçiminde ikinci satıra yazılır.
Örnek:
İlker EKER
Kaymakam V.
Kaymakam V.
(7) Bu yönerge ile devredilen yetkiler çerçevesinde Kaymakam adına yapılacak her türlü havale, onay ve yazışmalar "Kaymakam a." ibaresi kullanılarak yetki devredilenin adı ve unvanı ortalanarak yazılmak suretiyle yapılır.
Örnek:
Ayşe KOÇ
Kaymakam a.
İlçe Yazı İşleri Müdürü
(8) Valiliğe yazılacak yazılar "Vilayet Makamına " veya " İl Makamına" şeklinde değil, her yazıda "BURDUR VALİLİĞİNE" şeklinde yazılacaktır.
(9) Onay gereken yazılarda, “ONAY”, “UYGUNDUR” gibi değişik ifadelerin yerine "OLUR" deyimi kullanılacak, imza yeri için yeterli aralık (2 satır aralığı) bırakılacak, altına da oluru imzalayacak kişinin adı, soyadı ve unvanı alt alta yazılacaktır.
Örnek:
O L U R
...../...../2017
( İmza Boşluğu)
Adı ve Soyadı
Unvan
(13) Yazıların, Türkçe Dil Bilgisi kurallarına uygun, kısa, öz, tekrardan uzak, açık ifade ile ve amacı tam olarak anlatan nitelikte yazılması zorunludur. Ayrıca cümlelerin yüklemleri arasında ses uyumuna dikkat edilecektir. Bu amaçla birim amirleri; “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas Usuller Hakkındaki Yönetmelik”, “Türkçe Yazım Kılavuzu”, “Türkçe Sözlük” ve Türk Dil Kurumu internet sitesinden bu alanda yaralanacaktır.
(14) Yazılarda konu bölümü; açık, anlaşılır, yazının içeriğini öz bir şekilde ifade edecek ve evrak kayıttan arandığında aranan evrakın süratle bulunmasını temin edecek şekilde “anahtar kelimeler” le yazılır.
(15) Resmi yazıların sayı bölümü; “Birim Kimlik Kodu-Standart Dosya Planı Kodu-Giden Evrak Sıra Numarası” şeklinde doldurulur. Sayı bölümünün usulüne uygun olarak ve doğru kodlarla doldurulup doldurulmadığı, birim içindeki sıralı amirlerce kontrol edilir. Sayı bölümü usulüne uygun olmayan yazılar imzaya sunulmaz.
(16) Resmi yazı ve onayların “ilgi” tutularak yazılması esastır. Yasal dayanağı olmayan hiçbir onay hazırlanmaz. Her türlü yazı ve onayın dayanağı olan mevzuat, ilgide;
İlgi:
a) …… tarihli …… sayılı …… Kanun
b) …… tarihli ve …… sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan …… Yönetmelik
c) …… Bakanlığı …… Genel Müdürlüğü’nün …… tarihli ve …… sayılı Genelgesi
d) …… Kaymakamlığı …… Müdürlüğünün …… tarihli ve …… sayılı yazısı/onayı/emri
şeklinde gösterilir.
Yazı içerisinde “ilgi a) kanunun …… maddesi ve ilgi b) yönetmeliğin …… maddesi” şeklinde atıfta bulunulur. Yazı ve onayın dayanağı olan mevzuat, ilgide gösterilmezse, “…… tarihli ve …… sayılı Kanun/Tüzük/Yönetmelik/Genelge/Onay vs. nin …… maddesi ve … yönetmeliğinin … maddesi” biçiminde metin içinde açıkça belirtilir. Buna uygun olmayan yazılar sıralı amirlerce düzeltilir.
(17) Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır. Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan “İmla Kılavuzu” ile Türkçe Sözlük esas alınarak dilbilgisi kurallarına ve noktalama işaretlerine göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Paragraflar ve cümleler tamamlanmaksızın parçalanarak yeni paragraflar yapılmaz.
(18) Yazışmalarda standardizasyona özen gösterilir. Alt makamlara yazılan yazılar “…… rica ederim.”, üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “…… arz ederim.”, üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “…… arz ve rica ederim.” şeklinde bağlanır.
Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda “ Saygılarımla, İyi Dileklerimle veya Bilgilerinize Sunulur” şeklinde bitirilebilir.
(19) Yazıların sonuç bölümünde yer alan “saygılarımla arz ederim.” vb. ifadelerin yerine “…… takdirlerinize arz ederim.”, “…….izin verilmesini arz ederim” gibi ifadelerle talep cümlesi bağlanmalıdır. Bir kuruma bilgi veriliyorsa “…… bilgilerinizi arz ederim.”; bir kurumdan talepte bulunuluyor ve aynı anda başka bir kuruma bilgi veriliyorsa kurumların alt ve üstlük durumlarına “Bilgilerinizi ve gereğini arz ederim”, “Bilgilerinizi ve gereğini arz ve rica ederim”, “Bilgilerinizi arz ve gereğini rica ederim” gibi pek çok uygun bağlama biçimi kullanılabilir.
(20) Yazılar, yazıyı hazırlayan ilk görevliden başlayarak, imza aşamasına kadar sıralı amirlerce paraf edilerek imzaya sunulur ve yazılarda en fazla 5 paraf bulunur.
(21) Birden fazla birimi ilgilendiren veya yazıyı hazırlayan birimden başka birimlerin görüşlerinin alınmasını gerektiren durumlarda, yazının paraf bloğunun altında, ilgisine göre Birim Amirlerinin veya Birim Amir Yardımcılarının “koordinasyon parafı” bulunur. Hiçbir birim diğer bir birimin alanına giren, o birime görev yükleyen konularla ilgili olarak o birimin mutabakatını sağlayarak o birimin Amir veya ilgili Amir Yardımcısının koordinasyon parafı almadan onay hazırlamaz.
(22) 02.12.2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” Örnek:12’de gösterildiği gibi, yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi (posta kodu ile birlikte), telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.
MADDE 9 – (1) Kaymakamlık Makamına gelen “ÇOK GİZLİ”, “GİZLİ”, “ÖZEL” ve “KİŞİYE ÖZEL” gizlilik dereceli yazılar ile “ŞİFRELER” Kaymakam tarafından, yönetici olmayan görevlilerin Mal Bildirimleri ile Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırmasına ilişkin “GİZLİ” ve “ÖZEL” gizlilik dereceli yazılar ise İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir.
(2) Kaymakamlık Makamına gelen diğer bütün yazılar, Kaymakamlık İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı Evrak Şefliğinde açılır ve ilgili memur tarafından havale edileceği yer belirlenir. Kaymakam tarafından görülmesi gereken evraklar ayrıldıktan sonra kalan evraklar havale edilmek üzere yetkili diğer görevlilerin parafına sunulur. Havale parafı alan evraklar, kayıt edilerek ilgili dairelerine sevk edilir.
(3) Kaymakamlığa gelen yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından görüldükten sonra Kaymakamın görmesi gerekenler bizzat Kaymakama takdim edilir. Alınan talimata göre hareket edilerek, evrak havalesinden sonra ilgili birime gönderilir ve izlenerek sonucundan bilgi verilir.
Giden Yazılar
MADDE 10 - (1) Yazılar evrakı yazandan başlayarak en üst amire kadar parafe edilecektir. Parafe eden görevli, yazının şekil ve içeriğini de kontrol edecektir. Kaymakamın imzalayacağı yazılar, birim amirinin parafından sonra makama sunulacaktır. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak hazırlanmamış yazılar, sıralı amirlerce geri çevrilir.
(2) Makam oluruna sunulacak onay yazılarında teklifte bulunan ilgili birim amirinin imzasından sonra olurlar Kaymakamın isim ve unvanı yazılarak imzaya çıkarılacaktır.
(3) Yazılar; ekleri, ilgide kayıtlı yazılar ve varsa öncesine ait dosyası ile birlikte imzaya sunulacaktır.
İmza ve Onay Yetkileri
Birim Amirlerinin İmzalayacağı Yazılar
MADDE 11 – (1) Valilik Makamıyla üst makamlar ayrık tutulmak kaydıyla yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamın takdirini gerektirmeyen ve direktif niteliğini taşımayan kurumlar arası eş ve alt makamlara yazılan mutat yazılar,
(2) Kaymakamca birim amirlerine gönderilen emir ve talimatların kendi alt birimlerine duyurulmasına ait yazılar,
(3) İlçe idari şube başkanlıkları tarafından yazılan bizzat Kaymakamlık Makamı tarafından imzalanan veya Kaymakam talimatı ile istenen istatistikî bilgi içeren yazılara verilecek cevabi yazılar,
(4) Standart formlarla bilgi alma veya verme niteliğinde olan ve Kaymakamın görüş ve katkısını içermeyen yazılar,
(5) Yanlış gelen yazıların iadesine ilişkin yazılar,
(6) Bir dosyanın tamamlanması veya bir işlemin sonuçlandırılması için belge yahut bilgi istenmesi ile ilgili yazılar,
(7) Birim amiri dışındaki personelin diğer izinleri hariç yıllık izinleri,
(8) Kurum faaliyetlerine ilişkin ilanlar,
(9) İhale iş ve işlemleriyle ilgili ilanlar,
(10) Kaymakam onayından geçmiş işlem ve kararların merciine gönderilmesi ve muhatabına tebliğine ilişkin yazılar,
(11) Kaymakamın ilçede ve/veya makamında bulunmadığı acil durumlarda yazışma hakkında önceden ve derhal bilgi verilmesi şartı ile Kaymakam tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,
(12) Mevzuat ve bu yönerge gereği Kaymakam tarafından imzalanması gerekmeyen yazıların imzalanması.
(13) Kendi İl teşkilatı ile görüş bildirmeyen istatistiki bilgi alma ve bilgi verme mahiyetinde olan yazılar.
(14) İlçe içi araç görevlendirmeleri.
İlçe Yazı İşleri Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 12 – (1) Kaymakam tarafından görülmesine gerek olmayan ve yürütme konusu olmayan rutin işlerle ilgili dilekçelerin havalesi; aynı nitelikte elden takip edilen günlük rutin özellikli evrak havaleleri,
(2) Kaymakam adına 3091 sayılı Kanun’un uygulamasıyla ilgili yazışmalar(Görevlendirme onayları ile Men kararları hariç),
(3) Kaymakam adına 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve Uygulama Yönetmelikleri gereği yapılan her türlü yazışmalar,
(4) Kaymakam adına Tüketici Mahkemesinden istenen bilgi, belge ve dosyaların gönderilmesi yazıları,
(5) Kaymakam adına muhtarların imza tasdik onayları,
(6) Kaymakam adına köy ve mahalle muhtarlarının izin yazıları,
(7) Kaymakam adına köy ve mahalle muhtarlarının adına düzenlenen belge yazıları,
(8) Mahkemelerden istenen mahalli bilirkişi listelerinin gönderilmesi yazılarını imzalamak,
(9) Yabancı ülkelerde çalışanların yakınları ile ilgili bakım belgelerini (Kaymakam adına) imza etmek,
(10) Fakülte ve yüksek okul öğrencilerinin kredi almak için müracaat etmeleri üzerine anne ve babasının mesleği ve ekonomik durumunun incelenmesi ile ilgili belgeleri Kaymakam adına imzalamak,
(11) Kaymakam’ın herhangi bir şekilde İlçe’de bulunmadığı ve vekalet bırakmadığı durumlarda çok acil yazıların gelmesi halinde gecikmeye sebebiyet vermemek için durum İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından derhal ilgili daireye intikal ettirilir. Gereğinin ifası gecikmeden sağlanır ve konu en kısa yoldan Kaymakam’a sunulur.
(12) 4483 sayılı Kanun gereğince Kaymakam tarafından verilen “soruşturma izni verilmesi” ve “soruşturma izni verilmemesi” kararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliği ve tebellüğü işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,
(13) Üst makamlardan gelip Kaymakamın havalesinden geçen yazıların yerel yönetimlere gönderilme yazıları,
(14) Askerlik Şubesi’nden gelen yoklama kaçağı, firar, bakayaların yakalanmasına ve düşümlerine ilişkin yazıların ilgili zabıtaya havalesi,
(15) Dernekler Bürosunun Kaymakam tarafından görülmesine gerek olmayan ve yürütme konusu olmayan rutin işlerle ilgili yazışmalar,
(16) Tebliğ ve Tebligat yazılarının imzalanması,
(17) İnternet Cafe ile ilgili onaylar dışındaki yazışmalara ilişkin yazılar.
Malmüdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar
Madde 13 – (1) Yıl içinde farklı dönemlerde düzenlenen haciz varakalarının onayı,
(2) Malmüdürlüğü Milli Emlak ve Gelir Servislerinin iş işlemleri için (Tespit, tebliğ, Yoklama, Denetim vb) ilçe içi personel görevlendirmesi.
İlçe Nüfus Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 14 – (1) Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen nüfus kayıt örnekleri talep yazıları,
(2) Adli kurum ve diğer resmi kurumların adres bilgileri talep yazıları,
İlçe Milli Eğitim Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 15 – (1) İlçemiz okullarında görev yapan tüm personelin (müdür, müdür yardımcısı, öğretmen, memur, hizmetli) derece terfilerinin onayları
(2) Okul müdürleri ile yapılacak olan toplantılara ilişkin onaylar,
(3) Okullarda yapılacak toplantılarla ilgili onaylar,
(4) Ek ders ücret onayları,
(5) Eğitim öğretim ile ilgili her türlü komisyon onayları,
(6) Okulun bulunduğu il/ilçe sınırları içinde sosyal etkinlik kapsamında yapılacak gezilerle ilgili onay, okul müdürlüğünün önerisi üzerine ilçe millî eğitim müdürünce; il sınırları dışına yapılacak gezilerle ilgili onay ise ilçe millî eğitim müdürlüğünün önerisi üzerine mülkî amirce verilir.
(7) Okullarda Yetiştirme ve Hazırlama Kursları ile etüt onayları
(8) Yabancı uyruklu kursiyerlerin özel muhtelif kurslarına kayıt onayları
İç Yönerge
MADDE 16 - İlçe İdare Şube Başkanı astlarına devredecekleri yetkilerini Kaymakam Onayına müteakip devredebilir. Daha önce yapılan yetki devirleri İş bu yönergenin yürürlülüğe girdiği tarihten itibaren en kısa sürede onaya bağlanır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Uygulamaya İlişkin Diğer Hükümler
MADDE 17 – (1) İlçede kuruluşu bulunmayan Bakanlık veya bağımsız Genel Müdürlüklerin iş ve işlemleri Kaymakamca görevlendirilen ilçe birim müdürlüklerince yürütülür.
(2) Kültür ve Turizm Bakanlığına dair iş ve işlemler İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce yürütülür.
(3) Kaymakam ve ilçe İdare Şube Başkanının katılımı ile Makamda yapılan toplantılarda daire amirleri tarafından notlar alınacak, ayrıca Kaymakamın inceleme, denetleme gezilerine refakat eden ilçe İdare Şube Başkanı gezi ve inceleme esnasında dile gelen sorunları not alacak, verilecek talimatlara göre uygulamaları takip edip sonucundan Makama bilgi sunacaklardır.
Kaymakam, başkanlık edeceği komisyon toplantılarının gündemleri hakkında önceden ilgili birim amirleri tarafından bilgilendirilir. Toplantılara Birim Amirlerinin önceden gündem hakkında hazırlıklı ve bilgi sahibi olarak katılmaları esastır. Zaman kaybı ve verimsizliğe neden olan toplantı anlayış ve usulleri yerine, kısa, hazırlıklı ve sonuca ulaşmayı sağlayıcı yöntemler geliştirilir.
Toplantı sunuları, bilgisayar ortamında ve görsel verilerle zenginleştirilerek yapılır. Konularla ilgili olarak üye olmayan uzman kişiler de bilgi vermek amacı ile toplantılara çağrılabilir.
(4) Kamu kurumlarındaki işlerin bütünlüğü ve verimi açısından il merkezine görevli giden taşıtlar bağlı bulundukları kurum tarafından diğer birimlerinde ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla Yazı İşleri Müdürlüğüne bildirilecektir.
(5) İlçe dışı taşıt ve personel görevlendirmeleri görevin başlamasından öncesi Kaymakam onayına sunulacaktır. (Taşıt Görev Kağıdı Birim Amirince imzalanacaktır.)
(6) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrolü Kanunu gereğince her türlü kamu kaynağının kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik ve hukuka uygun olarak kullanılmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur.
(7) Onaylar, hukuksal dayanıklı olarak oluşturulacak, hukuksal dayanağı bulunmayan hiçbir onay hazırlanmayacaktır. Her türlü yazının dayanağı olan mevzuatın açıkça belirtilmesi esastır. (“....... Kanunun ....... maddesi”, “....... Kanununun ....... maddesi ve ....... yönetmeliğin ....... maddesi” vs.) Buna uygun olmayan yazılar ilgililerince imzalanmayacaktır.
(8) Havale evrakında veya yazıda “Görüşelim” notu konulması, not kağıdı iliştirilmesi ya da “?” işareti konulması halinde Birim Amirleri tarafından en kısa zamanda ikaza mahal olmadan gerekli ön bilgi ve belgelerle birlikte konu Kaymakam ile görüşülerek gereği yapılacaktır.
(9) Bakanlıklardan veya üst kuruluşlardan gereksiz görüş isteminde bulunulmayacaktır. Daire ve kurumlarca tereddüt edilen hususlarda Kaymakamın talimatı alındıktan sonra Kaymakam imzasıyla görüş talep edilecektir.
(10) Kaymakamlıktan görüş talebinde bulunulması zaruri görülen konularda, her daire amiri tereddüde yol açan konuyu önce kendisi çok iyi araştıracak, görüş talep zarureti hasıl olduğunda ise, görüş talebi mutlaka gerekçeli olarak yapılacaktır.
(11) Kuruluşların düzenleyecekleri toplantı, açılış, panel vs. etkinliklerde koordinasyonun sağlanması amacıyla en az bir hafta önceden mutlaka Kaymakamlık bilgilendirilecektir.
(12) İmza yetkisi devri konusundaki yönerge hükümlerine uyumu ve riayeti sağlamak amacı ile gerektiğinde işlemler ve kararlar üzerinde Kaymakam tarafından denetim yapılacaktır.
(13) Kamu görevlileri, kamu hizmetlerinin yerine getirilmesinde; sürekli gelişimi, katılımcılığı, saydamlığı, tarafsızlığı, dürüstlüğü, kamu yararını gözetmeyi, hesap verebilirliği, öngörülebilirliği, hizmette yerindeliği ve beyana güveni esas alacaktır.
(14) Kamu görevlileri, kamu hizmetlerinin yerine getirilmesinde; halkın günlük yaşamını kolaylaştırmayı, ihtiyaçlarını en etkin, hızlı ve verimli biçimde karşılamayı, hizmet kalitesini yükseltmeyi, halkın memnuniyetini artırmayı, hizmetten yararlananların ihtiyacına ve hizmetlerin sonucuna odaklı olmayı hedefleyecektir.
(15) Kamu görevlileri; tüm eylem ve işlemlerinde yasallık, adalet, eşitlik ve dürüstlük ilkeleri doğrultusunda hareket ederler, görevlerini yerine getirirken ve hizmetlerden yararlandırmada dil, din, felsefi inanç, siyasi düşünce, ırk, cinsiyet ve benzeri sebeplerle ayrım yapamazlar, insan hak ve özgürlüklerine aykırı veya kısıtlayıcı muamelede ve fırsat eşitliğini engelleyici davranış ve uygulamalarda bulunamazlar.
(16) Kamu görevlileri, takdir yetkilerini, kamu yararı ve hizmet gerekleri doğrultusunda, her türlü keyfilikten uzak, tarafsızlık ve eşitlik ilkelerine uygun olarak kullanacaktır.
(17) Kamu görevlileri, gerçek veya tüzel kişilere öncelikli, ayrıcalıklı, taraflı ve eşitlik ilkesine aykırı muamele ve uygulama yapamazlar, herhangi bir siyasi parti, kişi veya zümrenin yararını veya zararını hedef alan bir davranışta bulunamazlar, kamu makamlarının mevzuata uygun politikalarını, kararlarını ve eylemlerini engelleyemezler.
(18) Kamu görevlileri, kamu yönetimine güveni sağlayacak şekilde davranırlar ve görevin gerektirdiği itibar ve güvene layık olduklarını davranışlarıyla gösterirler. Halkın kamu hizmetine güven duygusunu zedeleyen, şüphe yaratan ve adalet ilkesine zarar veren davranışlarda bulunmaktan kaçınırlar.
(19) Bu yönerge sıralı tüm amir ve memurlara imza karşılığı okutulacaktır.
MADDE 20 – (1) Bu yönergede tadat, tasnif ve tarif edilmeyen hususlarda, acil durumlarda emsaller dikkate alınır. Tereddüt edilen hallerde Kaymakamın emrine göre hareket edilir, daha sonra eksikliklerle ilgili düzenleme yapılır.
Yürütme ve Sorumluluklar
MADDE 21 – (1) Bu Yönerge hükümlerini Kaymakam yürütür,
(2) Bu Yönerge hükümlerine titizlikle uyularak herhangi bir aksaklık ve aykırılığa meydan verilmemesinden ve Yönergenin yürütülmesinden başta ilçe İdare Şube Başkanı ve bütün birim amirleri Kaymakama ve her derecedeki amir ve memurlar hiyerarşik olarak üstlerine karşı sorumludurlar.
(3) Bu yönergenin yürürlüğe giriş tarihinden itibaren; çeşitli kurumlarca muhtelif tarihlerde Kaymakamlık Makamından alınmış olan imza yetkilerinin devrine dair onay ile Kaymakamlıkça çıkarılan 28/04/2017 tarihli İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır. Kurumlarca; bu yönerge yeteri kadar çoğaltılmak suretiyle dağıtılacak ve personel bu konuda eğitilecektir. Yönergenin bir örneği birim amirlerince el altında bulundurulacak, uygulaması sağlanacaktır.
Bu yönerge 11/05/2017 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.
11/05/2017
Abdulhamit KARACA
Kaymakam
